IPSOS-CANADA – Déclaration de confidentialité

Dernière révision : janvier 2013

La présente déclaration de confidentialité vise à vous renseigner sur les pratiques et les procédures utilisées par IPSOS (« nous » dans le texte) concernant le traitement des renseignements personnels. De plus, elle vise à vous informer sur les renseignements personnels vous concernant que nous recueillons (lorsque vous participez à l’un de nos sondages, par exemple). Cette déclaration de confidentialité explique comment nous utilisons et divulguons ces renseignements, quels sont vos choix quant à une telle utilisation ou divulgation et comment vous pouvez apporter des corrections à ces renseignements.

Nous démontrons notre engagement à l’égard de votre vie privée en respectant les lois et la réglementation conformément aux lois relatives au respect de la vie privée qui sont applicables au Canada, y compris la Loi sur la protection des renseignements personnels et les documents électroniques.

Nous apportons, au besoin, des modifications à la présente déclaration de confidentialité. La déclaration de confidentialité est à jour à la dernière date de révision apparaissant en haut de la présente page. Nous traiterons tous renseignements personnels d’une manière qui correspond à la déclaration de confidentialité selon laquelle ils ont été recueillis et conformément à notre politique sur la confidentialité, sauf si nous avons votre consentement pour les traiter de manière différente. La présente déclaration de confidentialité s’applique à tout renseignement que nous recueillons ou que nous recevons vous concernant et ce, provenant de toutes sources.

  1. Qu’est-ce qu’un renseignement personnel?
  2. Comment recueillons-nous vos renseignements personnels?
  3. Comment utilisons-nous vos renseignements personnels?
  4. À qui fournissons-nous vos renseignements personnels?
  5. Quand et comment obtenons-nous votre consentement?
  6. Comment assurons-nous la confidentialité de vos renseignements personnels lorsque nous faisons des affaires avec les sociétés membres de notre groupe et d’autres tiers?
  7. Pendant combien de temps allons-nous utiliser, divulguer ou conserver vos renseignements personnels?
  8. Comment pouvez-vous passer en revue vos renseignements personnels que nous avons recueillis, utilisés ou divulgués?
  9. Comment savez-vous que les renseignements personnels que nous possédons sur vous sont exacts?
  10. Et si les renseignements personnels que nous possédons sur vous sont inexacts?
  11. Quand allons-nous répondre à vos demandes écrites?
  12. Avez-vous des frais à débourser pour demander de l’information sur vos renseignements personnels ou sur notre politique ou nos pratiques à l’égard de la confidentialité?
  13. Comment savons-nous que c’est vraiment vous qui demandez de l’information sur vos renseignements personnels?
  14. Quelles mesures de protection avons-nous mises en application pour protéger vos renseignements personnels?
  15. Comment pouvez-vous communiquer avec nous concernant l’accès à vos renseignements personnels et à notre politique et nos pratiques sur la confidentialité?

 

1. Qu’est-ce qu’un renseignement personnel?

Un renseignement personnel est toute information qui est identifiable à vous. Cette information peut comprendre, notamment, vos nom, adresse postale, numéros de téléphone, adresse électronique, numéros d’identification et, dans certains cas, vos opinions et préférences individuelles. Toutefois, un renseignement personnel ne comprend pas (i) votre nom, le titre du poste que vous occupez ou l’adresse ou le numéro de téléphone et de télécopieur de l’endroit où vous travaillez, à titre d’employé d’un organisme et (ii) selon le territoire, de l’information publique accessible. Cependant, si en votre capacité d’employé d’un organisme, vous participez à l’un de nos sondages, vos réponses seront traitées comme étant des renseignements personnels.

2. Comment recueillons-nous vos renseignements personnels?

Nous recueillerons toujours vos renseignements personnels par des moyens justes et légaux (lorsque vous répondez à l’un de nos sondages, par exemple). Nous recueillons vos renseignements personnels lorsque nous avons obtenu votre consentement de le faire ou dans la mesure permise par la loi.

3. Comment utilisons-nous vos renseignements personnels?

Avant d’utiliser ces renseignements, nous déterminons les besoins pour lesquels nous utilisons vos renseignements personnels au moment d’obtenir de votre part de tels renseignements ainsi que votre consentement. L’un des principaux buts pour lesquels nous recueillons vos renseignements personnels est d’effectuer des recherches sociales et en marketing par le biais de nos sondages. Nous pouvons également utiliser vos renseignements personnels dans la mesure permise par la loi. Si vous nous fournissez des renseignements personnels de nature délicate, comme de l’information financière ou sur votre santé, nous obtiendrons votre consentement exprès pour recueillir, utiliser et divulguer tout renseignement personnel de nature délicate.

4. À qui fournissons-nous vos renseignements personnels?

Lorsque nous obtenons de tels renseignements de votre part ainsi que votre consentement pour une telle divulgation, nous déterminons à qui et à quelles fins nous divulguons vos renseignements personnels. Nous pouvons, par exemple, divulguer vos renseignements personnels :

  1. à un client de IPSOS, pour les besoins du client en vue d’effectuer d’autres recherches;
  2. à un tiers dont les services ont été retenus par IPSOS pour exercer des fonctions en son nom;
  3. d’autres divulgations de renseignements personnels à des personnes pour lesquels vous avez donné votre consentement;
  4. dans la mesure permise par la loi.

5. Quand et comment obtenons-nous votre consentement?

Nous obtenons votre consentement avant de recueillir et, quoi qu’il en soit, avant d’utiliser ou de divulguer vos renseignements personnels à toutes fins. Vous pouvez nous donner votre consentement soit verbalement ou soit par écrit. Par exemple, lorsque vous répondez à un sondage, vous donnez votre consentement pour nous permettre d’utiliser vos renseignements personnels aux fins d’effectuer une recherche sociale ou en marketing et, dans certains cas, pour divulguer vos renseignements personnels à nos clients. Nous pouvons occasionnellement recueillir, utiliser ou divulguer vos renseignements personnels selon votre consentement et dans la mesure permise par la loi. Si vous nous fournissez des renseignements personnels de nature délicate, comme des renseignements financiers ou sur votre santé, nous obtiendrons votre consentement exprès pour recueillir, utiliser ou divulguer de tels renseignements personnels de nature délicate.

6. Comment assurons-nous la confidentialité de vos renseignements personnels lorsque nous faisons des affaires avec les sociétés membres de notre groupe et d’autres tiers?

Nous nous assurons que toutes les sociétés membres de notre groupe et les autres tiers dont nous retenons les services à être exécutés en notre nom et à qui nous fournissons des renseignements personnels, soient tenus, par contrat, de respecter l’intention de la présente déclaration de confidentialité et de notre politique et de nos pratiques à l’égard de la confidentialité ou soient régis par la même politique de confidentialité.

7. Pendant combien de temps allons-nous utiliser, divulguer ou conserver vos renseignements personnels?

Vos renseignements personnels seront utilisés, divulgués ou conservés aussi longtemps que nécessaire pour réaliser les fins auxquelles ils ont été recueillis et dans la mesure permise ou requise par la loi. Nous avons mis au point des délais de conservation minimum et maximum ainsi que des procédures pour conserver et détruire vos renseignements personnels.

8. Comment pouvez-vous passer en revue vos renseignements personnels que nous avons recueillis, utilisés ou divulgués?

Sur demande écrite de votre part et dans la mesure permise par la loi, nous vous fournirons tout renseignement personnel à votre sujet que nous possédons ou contrôlons, que nous avons recueilli, utilisé ou divulgué. Nous vous fournirons de tels renseignements sous une forme généralement compréhensible, y compris l’explication d’abréviations ou de codes.

9. Comment savez-vous que les renseignements personnels que nous possédons sur vous sont exacts?

Nous veillerons à ce que vos renseignements personnels soient gardés aussi exacts, complets et à jour que possible. Lorsque nous recueillons des renseignements personnels auprès de vous, nous comptons sur vous pour qu’ils soient exacts. Lorsque nous recueillons des renseignements personnels d’autres sources, nous exigeons une déclaration de la part de telles sources concernant l’exactitude de tels renseignements personnels.

10. Et si les renseignements personnels que nous possédons sur vous sont inexacts?

Vous pouvez, en tout temps, démontrer par écrit l’exactitude ou l’intégralité des renseignements personnels que nous possédons à votre sujet. Si vous démontrez avec succès que les renseignements personnels que nous avons sur vous sont inexacts ou incomplets, nous apporterons les modifications nécessaires à vos renseignements personnels. Le cas échéant, nous transmettrons les renseignements tels que modifiés à des tiers qui ont accès à vos renseignements personnels.

11. Quand allons-nous répondre à vos demandes écrites?

Nous tenterons de répondre à chacune de vos demandes écrites, au plus tard trente (30) jours après la réception de telles demandes. Nous communiquerons avec vous par écrit si nous ne pouvons répondre à vos demandes dans les délais prévus. Comme le prévoit la Loi sur la protection des renseignements personnels et les documents électroniques, vous avez le droit de formuler une plainte au Commissaire de la protection de la vie privée du Canada, concernant notre conformité à l’égard de ces délais prévus.

12. Avez-vous des frais à débourser pour demander de l’information sur vos renseignements personnels ou sur notre politique ou nos pratiques à l’égard de la confidentialité?

Nous ne vous imposerons aucun frais pour avoir accès à vos renseignements personnels ou à notre politique ou nos pratiques sur la confidentialité, sans vous donner au préalable une estimation des frais approximatifs, s’il y a lieu. Vous pouvez retirer vos demandes d’accès aux renseignements, en nous avisant au cours de la période de préavis de 30 jours mentionnée sur l’estimation.

13. Comment savons-nous que c’est vraiment vous qui demandez de l’information sur vos renseignements personnels?

Nous pouvons vous demander de fournir une identification suffisante pour permettre l’accès à l’existence, l’utilisation ou la divulgation de vos renseignements personnels. Une telle information ne sera utilisée qu’à cette fin.

14. Quelles mesures de protection avons-nous mises en application pour protéger vos renseignements personnels?

Pour protéger vos renseignements personnels contre la perte ou le vol, l’accès non autorisé, la divulgation, la copie, l’utilisation ou la modification, nous avons mis en application des mesures de sécurité physiques, organisationnelles, contractuelles et technologiques. Les seuls employés à qui nous avons autorisé l’accès à vos renseignements personnels, sont ceux qui ont besoin de savoir dans le cadre de leurs fonctions où dont les tâches nécessitent raisonnablement l’obtention de tels renseignements.

15. Comment pouvez-vous communiquer avec nous concernant l’accès à vos renseignements personnels et à notre politique et nos pratiques sur la confidentialité?

Tout commentaire, toute question, préoccupation ou plainte à l’égard de vos renseignements personnels ou de notre politique et nos pratiques sur la confidentialité, doivent être transmis à notre responsable de la protection de la vie privée à l’adresse suivante :

Par écrit :
À l’attention du responsable de la protection de la vie privée
IPSOS
160, rue Bloor Est, bureau 300
Toronto, Ontario
M4W 1B9

Par l’adresse électronique :
CdnPrivacyOfficer@ipsos.com

Nous vous aviserons des procédures pertinentes à suivre lorsque vous ferez une demande ou formulerez une plainte.